Impresiones sobre Office 2013

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Microsoft dió a conocer avances de su otra gallinita de los huevos de oro, es decir, Office 2013; como has de suponer, en estas épocas donde Windows 8 está permeando todo lo relacionado con Microsoft, Office 2013 también recibirá el mismo tratamiento tratando de llevarlo a la modernidad, con una interfaz pesadamente modificada para quedar a-la Metro UI, y claro, mucho acceso a la nube. He estado jugando con el Office 2013 Home Premium Preview y estas son mis impresiones hasta el momento. Antes que nada, quisiera tomarme un momento para reflexionar sobre este tipo de aplicaciones, es decir, aplicaciones de oficina. Hoy platicaba con colegas de la oficina sobre el como las aplicaciones de procesadores de palabras y hojas de cálculo tienen un núcleo de características que vienen desde hace mucho tiempo atrás, y desde hace unos 10 años o algo así las características que se le añaden son aquellas que nos hacen expresar un “¡ohhh!” o un “¡ahhhhh!”, pero que a fin de cuentas si bien son bonitas y llamativas terminamos usándolas muy poco. Digo, todavía conozco gente que sangra sus márgenes con tab, por mencionar un ejemplo…el punto de esto es que Office es lo que es: una nueva interfaz, unas cuantas funciones nuevas y punto. Ahora sí, vamos a las impresiones sobre Office 2013:

Cambios generales en Office 2013

El primer cambio y más evidente es la interfaz; es Metro con una personalidad más sutil, acompañado del ribbon por supuesto. La nueva interfaz es rápida – y las aplicaciones cargan muy rápido por cierto -, pero…a decir verdad se sienten como de papel. Sé que no es algo importante, pero la interfaz se siente frágil, como si se fuera a romper. Dile adiós a todos los elementos de Windows que conoces, todo está plano y con colores sólidos, y podría decir que es una versión light de Metro UI. Otro cambio menor y estético, pero que en particular no me gusta es que los títulos de los tabs del ribbon están en mayúsculas, aunque entiendo que esto es algo personal. Admito que la primera vez que ejecuté una aplicación de Office 2013 tuve una especie de shock, pero poco a poco me acostumbre y debo decir que me parece bastante atractiva la interfaz nueva. Si eres un usuario de Office 2007 en adelante, el cambio no será gran cosa.

Otro cambio significativo es el soporte integrado de nube y colaboración; en cuanto a la nube, los menús “Archivo” de las aplicaciones nos llevan a una pantalla estilo Metro desde la cual podemos llevar a cabo todas las acciones relacionadas con archivos como abrir, guardar, guardar como y demás; en la misma vemos que hay acceso directo a tu SkyDrive de modo que puedas guardar en la nube. Y no sólo se puede guardar en SkyDrive, sino que se puede guardar a Office365 SharePoint para tener capacidades de colaboración. Cabe mencionar que la pantalla de “Archivo” ofrece otras funciones bastante útiles, las cuales se muestran bellamente representadas al estilo Metro en páginas bastante accesibles y funcionales. Otro toque sencillo pero muy útil es que al estar conectado a través de una cuenta tu configuración, templates y hasta la posición en que te quedaste en un documento te seguirán a donde sea, es decir, se sincronizará automáticamente.

Una de ellas es la página “Share” (Compartir) , la cual te lleva de la mano para que puedas compartir documentos, para lo cual es necesario que los guardes en tu SkyDrive antes.

 

Nuevas páginas de bienvenida y templates: una de mis características favoritas en Office 2013 es que eres recibido en una página donde puedes abrir archivos recientes o bien iniciar uno nuevo (entre otras cosas), y se te muestra una selección de templates para que trabajes: estos templates, debo decir, son de excelente calidad: hay templates para escribir artículos de blog (con soporte de cuentas de blogging), reportes varios, tareas de estudiantes, cartas de negocio, folletos, etc., todos maravillosamente realizados. Debo aclarar que estos se descargan de la red, así que sin conexión a Internet no verás muchos templates.

El modo “touch”: siendo este Office 2013 inspirado en Metro y Metro siendo para tablets, entonces Office 2013 tiene que poder manejarse en una tablet. Para esto, en la parte superior izquierda, justo después de los botones de “Undo” y “Redo”, haz clic sobre la flecha hacia abajo y selecciona “Touch mode“. Verás aparecer un pequeño círculo que te indica que estás en modo de tocar con tus dedos y controlar la interfaz con los mismos: el efecto inmediato de esto es que Office cambia ligeramente la disposición y espaciado de algunos elementos de la interfaz para evitar que toques algo que no querías, así como también cambiar algunos elementos para que sean compatibles con el modo touch. Esto por supuesto habría que llevarlo a la práctica para ver si en realidad funciona.

Vamos a pasar ahora a las aplicaciones individuales: voy a hablar sólo de Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

Word 2013

El procesador de palabras ha sido y seguirá siendo por mucho tiempo una de las aplicaciones indispensables en una computadora. Habiendo dicho eso, hay varias características que pueden ser consideradas las mejores en esta versión; pero creo que la mayoría de los corazones estarán del lado del nuevo control de cambios de Word; tradicionalmente el control de cambios…digamos…ensucia el documento visualmente hablando, pero esta vez Microsoft puso algunos controles que evitan que esto pase. Ahora, cuando habilites control de cambios y realices uno de estos, verás una barra a la izquierda; haz clic sobre ella y verás los cambios y posibles comentarios sobre este:

Por cierto, los comentarios ahora están turbocargados; se muestran en hilo, por lo que verás esas discusiones entre tú y tu jefe sobre el usar o no insultos en un memo en perfecto orden. Y algo muy bueno en esta versión es que el control de cambios se puede bloquear con password, con lo que nadie podrá hacer cambios sin que lo sepas. El control de cambios en Word 2013 está genial, punto.

La otra característica que puede parecer magnífica dependiendo de como uses Word es la edición directa de archivos PDF. Así como lo lees: abre un PDF y modifica lo que quieras, guárdalo como documento de Word o bien como otro PDF. Funciona muy, pero muy bien, y para las ediciones que siempre se requieren de poner un número de seguridad falso por ahí o cambiar un número de factura (¡por favor díganle al agente de la PGR que está afuera de mi casa que es broma!), esto será más que suficiente. ¿Sienten ese olor? es el olor a muerto de muchísimos servicios de conversión de PDF a Word y otros editores bastante tortuguescos por cierto *coff*nitro!*coff* …

  

Word 2013 también permite empotrar medios robados tomados de Internet sin problemas, gracias a la búsqueda de Bing; puedes empotrar imágenes, vídeos y otros elementos sin problemas con tan sólo hacer clic en el botón correcto (en la pestaña “Insertar” ).

Un toque extremadamente sencillo pero genial es el botón de insertar captura de pantalla (“Screenshot” ); los que necesitamos constatemente capturar pantallas e insertarlas en documentso sabemos que es un verdadero dolor de trasero hacerlo. Con Word 2013 sólo tienes que tener abierta la aplicación que quieras capturar, entrar en Word 2013, hacer clic en la pestaña “Insertar”, luego en “Screenshot” y verás miniaturas de todas las ventanas de aplicaciones abiertas actualmente, haz clic en una y voilá, screenshot al instante. Sencillo y rápido.

Otro cambio interesante en Word 2013 son las opciones de posicionamiento y alineación: para probarlo incrusta una imagen o vídeo en el documento antes o después de un bloque generoso de texto, y luego arrástrala por donde te venga en gana: verás como el texto se mueve y reestructura en tiempo real para reflejar la nueva posición de la imagen. De nuevo, algo sencillo, intuitivo y por sobre todo, útil.

Finalmente otra mejora en Word es un nuevo modo de visualización llamado “Modo de Lectura”, el cual convierte a Word 2013 en un lector de documentos al estilo de la aplicación Kindle para el escritorio; esto pone el documento actual a pantalla completa con algunas opciones para navegar en el, y por supuesto está pensado para tablets, pues responde a gestos como pasar el dedo para avanzar o ir atrás en las páginas del mismo.

Excel 2013

Excel es la gran aplicación mutante de Microsoft: nadie puede negar su versatilidad, y hay gente que usa Excel casi para todo. Algunos locos lo han usado incluso para 3D…pero bueno, la venerable hoja de cálculo también recibe algunas actualizaciones: una de ellas se llama Flash Fill, que es básicamente un analizador de patrones que se encarga de revisar el contenido de la hoja de cálculo buscando patrones, para así poder determinar que valores poner en otras celdas.

Obviamente tiene uso en patrones repetitivos, pero a juzgar por lo que he leído aún le falta un poco de trabajo a esta característica; sin embargo, es un excelente inicio.

Otra mejora son las sugerencias de tablas pivote y gráficas: selecciona una tabla y podrás obtener sugerencias para crear una tabla pivote, así como una gráfica. Es extremadamente sencillo y me parecen ambas excelentes características.

  

Otra característica más se llama Quick Analysis: selecciona una tabla completamente, y en la parte inferior derecha verás un pequeño ícono; haz clic en el y se mostrarán varias opciones como barras de datos, mapa de colores, íconos y demás; cada uno de estos tiene un efecto visual y estético en tu tabla de datos, experimenta con ellos para lograr efectos variados. Es una excelente herramienta que cubre una variedad de casos muy amplia: a mi en lo particular me gustó la opción “Icon set”, que le pone íconos de flechas a los valores numéricos automáticamente – excelente para hacer un informe de tendencias por ejemplo. Desde la pequeña ventana de Quick Analysis tienes acceso a muchas características tanto de formato como de fórmulas o bien hasta de totales. Algo muy cool de esta característica es que pasando el ratón por cada una de las opciones te da un preview en vivo de como quedará tu tabla.

PowerPoint 2013

Ahhh, el responsable de miles y miles de millones de correos basura, ya sabes, esos con una presentación ultra fea con algún texto motivacional robado de un libro. PowerPoint recibe algunas mejoras menores aunque nada despreciables; de entrada, los templates ahora son widescreen (16:9) y debo decir ¡ya era hora! no sé que le tomó tanto tiempo a Microsoft. Pero bueno ya están aquí, y no se ven nada mal:

PowerPoint 2013 también recibió mejoras en cuanto a colaboración, con características similares a las de Word 2013, es decir, comentarios en hilos con capacidad de respuesta por parte de usuarios cuando así se desee, es decir, si tienes el documento compartido:

PowerPoint tiene una vista de presentador mejorada, la cual me parece una de las mejores características; para entrar en esta inicia una presentación, haz clic en el botón con tres puntos que está abajo y selecciona “Show Presenter View“, para entrar en una vista especial que le permite al presentador tener mejor organizada la información que va a ofrecer.

Como puedes ver, PowerPoint sigue adelante con mejoras pequeñas, es decir, es casi el mismo PowerPoint de siempre.

OneNote 2013

Para finalizar, la maravillosa aplicación para tomar notas OneNote de Microsoft que por mucho tiempo hice a un lado y no le hice caso ni de chiste. OneDraw no sufrió muchos cambios, a excepción de que Microsoft tomó la determinación de hacer dos nuevas versiones de OneNote; una de ellas será completamente Metro, y la otra es la que ves aquí, la de escritorio. La apariencia por supuesto que si cambió, para estar a la par de las otras aplicaciones; ahora las libretas o notebooks se muestran en una lista desplegable en la parte superior de la pantalla:

A pesar de que OneNote siempre ha tenido buenas características relacionadas a la nube, ahora también soporta la sincronización a través de una característica llamada Resume Reading, que te lleva a donde te hayas quedado en tus notas, en el dispositivo que sea.

Y eso es lo más interesante de las aplicaciones. Ahora sí vamos, a la carnita como dicen en la radio.

La realidad de las suites de oficina

Seamos realistas: ¿qué tanto usas de tu suite de oficina? tomando de muestra a todos los que me rodean, seguramente poco: lo básico de formato y listo. Eso nos lleva a la pregunta de oro: ¿es necesario Office? y de ser así, ¿vale la pena actualizarse?

Es una pregunta difícil, y hay que verla desde dos ángulos: desde el punto de vista de los usuarios comunes y desde el punto de vista de las empresas. Para el usuario casero, a pesar de que esta actualización luce excelente, honestamente no creo que sea necesario adquirir Office; hasta las aplicaciones en línea como Google Docs hacen un muy buen trabajo como suite de oficina para situaciones básicas, y por otro lado están aplicaciones gratuitas como LibreOffice, que si bien no están pero ni de cerca tan pulidas como Office ni ofrecen la misma gama de características, si son bastante competentes y producen resultados de calidad muy aceptable. Así que por maravilloso que me parezca Office 2013, siento tener que decir que no. Si tienes el dinero adelante, pero de otra manera con cualquier Office desde el 2003 (por quedarme del lado relativamente moderno) estás a salvo.

Por el lado de las empresas, la cosa es más complicada; por un lado está la necesidad de herramientas robustas de comunicación: en ese ámbito, que yo sepa no hay nada como OutLook actualmente (pensando en un ambiente empresarial, ojo), y el resto de las soluciones muchas veces no tienen las características necesarias para poder sacar el trabajo de las empresas. Por poner otro ejemplo, hasta donde sé Excel es irremplazable en muchas empresas que conozco, y no, al menos en este ramo, ninguna otra aplicación se le acerca siquiera un poco. Pero entonces viene el justificante de si hay algo en Office 2013 que justifique actualizarse; pensemos primero en la base instalada de una empresa: computadoras, impresoras, servidores, software…y después pensemos que viene un cambio radical en la plataforma Windows: Windows 8, Office 2013, Office 365 y muchas otras cosas más. Las empresas tendrán que valorar si vale la pena correr el riesgo y mover su base instalada a la nueva plataforma, con todos los dolores de cabeza que esto signifique…yo no creo que esto pase pronto…simple y sencillamente es una apuesta muy riesgosa y con mucho dinero de por medio.

Microsoft sabe esto, y por lo pronto ya dijo que Office 2013 no correrá bajo un Windows menor que el 7; es decir, está poniendo candaditos para tratar de que los más se muevan a su nueva plataforma.

En resumen: Office 2013, excelente interfaz, impresionantemente estable para ser un preview, rápido e inteligente…pero innecesario. Microsoft ha producido un excelente suite de oficina, pero no es imprescindible actualizarse a ésta.

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